Is het verstandig om als gemeente met iPads aan de slag te gaan? Ja, vinden aanwezigen, als je daadwerkelijk stopt met printen. Maar, hoe pak je dat aan? Moet je een app ontwikkelen? Hoe moet zo’n app eruit zien en hoe ga je om met veiligheid?
Sogeti laat op de themaochtend zien hoe je een app voor raadsleden kunt inrichten: de app opent in een agenda met de data van de raadsvergaderingen. Aan die data zijn alle stukken gekoppeld die bij die raadsvergadering horen. Raadsleden kunnen (digitale) bladwijzers plaatsen en aantekeningen maken in de documenten. Deelnemers die ervaring hebben met apps merken op dat het gebruik van iPads niet alleen kostenbesparend is, maar dat de informatie ook toegankelijker wordt voor raadsleden.
Integratie met bestaande systemen
Hoe bouw je een dergelijke app? Voorwaarde voor het werken met apps is dat de informatie digitaal, bijvoorbeeld in pdf bestanden, beschikbaar is. Raadsleden krijgen met een inlogcode toegang tot de app en halen de documenten via de app naar hun iPad. Ze kunnen de documenten lezen en bewerken met bijvoorbeeld het programma iAnnotate. Beschik je als gemeente over een Document Management Systeem (DMS), dan is de informatie vrij makkelijk te ontsluiten. Hoe apps het beste te koppelen zijn aan bestaande informatiesystemen, verschilt per gemeente. Niet alle gemeenten zijn even ver met het digitaliseren van hun informatie.
Veiligheid
Volgende vraag is hoe creëer je een veilige omgeving voor een ‘besloten’ app? Sogeti zegt dat gemeenten het beste gebruik kunnen maken van bestaande beveiligingssystemen, zodat de informatie die van en naar de iPad gaat goed beveiligd is. Organisaties hebben vaak al veel in beveiliging van informatie geïnvesteerd. Maak dus gebruik van systemen en diensten die er al zijn.
Stap voor stap
Vervolgens start je het proces van het inrichten en onderhouden van de app. Deelnemers die al ervaring met apps hebben zeggen: blijf de app aanpassen aan de wensen van gebruikers. Doe niet alles in een keer, maar richt je app stap voor stap in. Denk goed na voor wie het is en wat je gebruikers nodig hebben.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten