Veel gemeenten zijn bezig met digitaal werken. Waar kiezen zij voor? iPads, notebooks, laptops? Hoe pakken ze het aan? Hoe creëren ze draagvlak? Lees hier over ervaringen van andere gemeenten.
De gemeenteraad van Nijmegen heeft in 2010 besloten op zichzelf te bezuinigen en de stapels papier in te wisselen voor een iPad. Een praktijkvoorbeeld.
Gebruikerswerkgroep
De gemeente heeft eerst een werkgroep opgericht waarin raadsleden zaten. Wat willen zij? Hoe willen zij hun stukken hebben? Raadsleden gaven onder meer aan behoefte te hebben aan een duidelijke agenda en losse documenten, op thema geordend. Op basis van deze feedback is het informatieaanbod georganiseerd.
Uitleg raadsleden
Alle raadsleden ontvingen een iPad met een basisinrichting. De stukken halen ze op via Dropbox. Met de app iAnnotate kunnen ze de documenten raadplegen en bewerken. De gemeente Nijmegen kon een vliegende start maken, omdat alle informatie al digitaal beschikbaar was. Op de uitgifteavond kregen raadsleden uitleg over het gebruik. Zij kregen ook hulp bij het aanmaken van een dropbox en het installeren van iAnnotate, zodat ze er daarna meteen mee aan de slag konden.
Draagvlak
In Nijmegen hadden raadsleden de keuze. De hele raad heeft een iPad gekregen, maar tot juni mogen ze ook gebruik maken van papier. Een medewerker van de gemeente zegt: “Als je draagvlak wilt krijgen, moet je mensen de keuze laten. Uitgangspunt van de gemeente is papierloos werken. Op de iPad kun je makkelijk lezen. En niet alleen dat. Je kunt informatie makkelijk terugvinden. Maar de hoeveelheid informatie moet verminderen.”
Dit doen andere gemeenten:
Arnhem heeft een proefperiode ingesteld. Raadsleden mogen zelf kiezen welke ‘device’ zij willen. De gemeente raadt iPad aan, omdat zij die ondersteunt.
Amsterdam Noord doet een pilot met iPad en laptops. Wat vinden raadsleden het prettigst werken? Het lijkt erop dat iPad gaat winnen.
Naarden is op verzoek van de raad gestopt met papier. Nu onderzoekt de gemeente wat de volgende stap moet zijn. De informatie is digitaal beschikbaar. Hoe kunnen ze die het makkelijkst voor raadsleden toegankelijk maken?
Amstelveen doet – na een proef met e-readers en laptops – nu een pilot met iPads op basis van vrijwillige deelname. Raadsleden krijgen een introductie, een gebruikershandleiding en er is gebruikersondersteuning.
Maassluis heeft raadsleden een pilot iPad inclusief app geleverd. Elke raadslid wordt geholpen met gebruik, zodat ze er meteen mee kunnen werken.
Tips bij het introduceren van iPads voor de raad:
• Kies voor ‘geen papier’ en verbind daar gevolgen aan. Doe het niet halfslachtig;
• Voer een proef met het gebruik van iPads goed uit. Faciliteer en ondersteun raadsleden bij het gebruik van de iPad. Zo creëer je draagvlak;
• Kies voor één platform, dus Apple of Android, anders moet je verschillende apps maken;
• Test met een diverse groep, zoals raadsleden, griffie- en ICT medewerkers;
• Neem de tijd voor het testen;
• Houd bij het testen rekening met de cultuur binnen de raad. Maak bijvoorbeeld een koplopersgroep en een groep mensen die er meer moeite mee hebben;
• Laat het beheer van de iPad zoveel mogelijk aan mensen zelf over. Het is een persoonlijk apparaat. Bied wel ondersteuning en maak een handleiding;
• Maak budget vrij voor ondersteuning;
• Gebruik je eigen server om documenten op te slaan. Dat is veiliger.
Heb jij tips voor anderen of juist vragen? Reageer hier en deel je ervaringen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten